Na gestão dos estabelecimentos de saúde um dos pontos nevrálgicos são materiais utilizados nos procedimentos cirúrgicos, em especial OPME – órteses, próteses, materiais especiais, por representarem um custo considerável dentre os gastos hospitalares e serem essenciais na segurança e qualidade da assistência. Justamente por ter uma diversidade de produtos e fornecedores, é necessária uma gestão mais assertiva, objetivando segurança, relações comerciais, técnicas harmoniosas, eficiência operacional, inspiração de confiança e credibilidade econômica à sua instituição. Neste sentido, um hospital privado localizado na cidade São Paulo, realizou um estudo de viabilidade da criação de um time administrativo dedicado aos processos de OPME com finalidade de melhorar a eficiência operacional no Centro de Material e Esterilização (CME) e consequentemente o nível de serviço.

Demonstrar os resultados de um projeto de Gestão em OPME contratando um time administrativo dedicado e realinhando fluxo operacional.

Trata-se de um relato de experiência que inicialmente foi realizado o mapeamento de todas as fases dos processos que envolvem materiais de OPME e um cálculo do tempo médio dispendido dos profissionais em atividades administrativas ligadas à OPME. Comprovou-se a necessidade de contratação de 10 profissionais administrativos atuando no recebimento/devolução de materiais, controle de notas fiscais, cobrança/controle de reposições e organização dos materiais que eram realizados pela enfermagem. Em seguida, redesenhado o fluxo dos processos administrativos para otimizar o tempo e conseguir coletar dados através de ferramentas construídas para esta finalidade, foram elaboradas rotinas e escalas as quais são mensalmente rotativas para que todos tenham domínio das áreas e processos, com cobertura de todos períodos, tornando possível atender a demanda com presença de colaboradores do time em 100% dos horários.

Após a coleta de dados, tivemos uma base para comparar e acompanhar a evolução do time em 01 ano. Tivemos uma média de 2400 cirurgias/mês das quais 750 fizeram uso de materiais OPME, destes foi possível observar o tempo médio de recebimento dos materiais que no inicio o tempo foi de 28min por paciente, ou seja, 350h apenas com recebimento com o tempo observou-se a redução do tempo para 12min por paciente, ou seja, 150h por mês, horas as quais eram dispendidas pela equipe assistencial do CME, também foi possível observar a evolução em questão do processo fiscal, tendo uma média de 930 NF/mês emitidas pela CME, no início tiveram o tempo médio de 120h após o procedimento para sua emissão, ao decorrer com a evolução reduziu-se para o tempo médio de 3h após o procedimento cirúrgico.

Após 01 ano do inicio da implementação do time foi possível observar nitidamente a melhoria no processo, tanto na parte assistencial com a disponibilidade total dos técnicos de enfermagem e enfermeiros para assistência o qual tivemos uma redução substancial em eventos com materiais, melhorando o nível de serviço, quanto na parte administrativa com a redução aproximada em 97% do tempo para emissão das NF tornando possível maior agilidade no giro do capital gerado pelos procedimentos com uso de OPME.