O gerenciamento de recursos materiais vem sendo destaque no planejamento cirúrgico e, a incorporação de práticas assistenciais e administrativas tem sido desafiante entre as equipes. ⁽¹⁾ Embora incontestável, o sucesso de um planejamento situacional, através de um sistema de previsão e provisão de materiais, está relacionado à sua flexibilidade e capacidade de resposta a mudanças dinâmicas exigidas em uma Central de Material e Esterilização (CME), sendo suporte para a tomada de decisão, organização e controle do ambiente interno, estando diretamente ligada a qualidade e produtividade do serviço.^(2,3)

Descrever a criação e a implantação de uma ferramenta de previsão da demanda de materiais cirúrgicos em hospital público terciário de ensino chamado “Forecast”, visando a importância do gerenciamento de materiais, a fim de otimizar a dinâmica de fluxo e redução da taxa de cancelamentos.

Pesquisa descritiva e narrativa, por meio de relato de experiência. O estudo descreve a experiência de criação e implantação do “Forecast” na CME de um hospital público terciário de ensino, no período de Maio de 2018 a Maio de 2019. Após o planejamento do programa cirúrgico executado diariamente pela enfermeira do centro cirúrgico, foi feita uma planilha para o gerenciamento das salas cirúrgicas e seus procedimentos eletivos, aliados a identificação do paciente, especialidade responsável, materiais solicitados, não conformidades, bem como as alterações necessárias e checagem pelo enfermeiro da CME juntamente ao médico responsável, para que as salas pudessem ser montadas em conformidade pela equipe de enfermagem no período noturno, evitando atrasos.

Realizou-se uma análise situacional em decorrência das queixas constantes referentes aos cancelamentos devido a falta de material, pontuadas pelas equipes envolvidas, constatando seu ápice no mês de Maio de 2018, surgindo a necessidade de adoção de medidas gerenciais. Dentre estas, criou-se em Novembro de 2018 o “Forecast”. Após a obtenção dos dados disponibilizados pelo Centro de Informática Médica do hospital, no período de um ano, 155 procedimentos foram cancelados devido a problemática supracitada. Em de Maio de 2018 (mês de pico de cancelamentos), 54,2% (84) dos procedimentos foram cancelados, seguidos de 3,2% (5) em Junho, 6,4% (10) em Julho, 4,5% (7) em Agosto, 1,9% (3) em Setembro, 3,2% (5) em Outubro, 5,8% (9) em Novembro e 2,6% (4) em Dezembro. Em 2019, a taxa de cancelamentos manteve-se reduzida, onde 4,5% (7) foram identificados no mês de Janeiro, 6,4% (10) em Fevereiro, 4,5% (7) em Março, 2,6% (4) em Abril e no mês de Maio, não houveram cancelamentos inerentes a falta de material. A previsão e provisão de materiais pela CME permite o acompanhamento e controle de rotatividade e disposição dos mesmos no centro cirúrgico. A redução da taxa de cancelamentos cirúrgicos após a implantação do " Forecast" se deve ao planejamento, execução, verificação e ação entre as equipes do Centro Cirúrgico e CME, além de melhorias na comunicação, em busca do gerenciamento dos problemas de forma prévia e em tempo hábil. Ademais, o enfermeiro é o mediador neste processo, visto que deve compreender a necessidade do uso e articulação desses fatores, exercendo o papel de liderança em sua plenitude.

A implantação da ferramenta aludida, integrada à programação cirúrgica, resultou em grande diminuição dos cancelamentos de cirurgias por falta de material, melhorando o desempenho e a produtividade.