A qualidade nas organizações de saúde vem sendo mais valorizada com vista à excelência dos serviços prestados, o que exige o envolvimento coletivo e multiprofissional empenhado ao uso eficiente de recursos, à minimização de riscos e à satisfação do usuário. Neste sentido, a utilização de indicadores surge como ferramenta gerencial para a avaliação das atividades, do ambiente e da assistência a fim de embasar a tomada de decisão e o bom desempenho contínuo e traz o ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act) uma metodologia que oportuniza avaliação, intervenção e reavaliação de problemas com base em critérios de qualidade. O Centro Cirúrgico (CC), é uma área de muita especificidade que interfere direta e indiretamente nos indicadores hospitalares e apresenta a taxa de cancelamento cirúrgico um indicador de processo que traduz a organização, a produtividade e o funcionamento deste setor e dos demais setores de apoio, sendo de extrema importância a redução de suas causas como meta à melhoria contínua da qualidade.

Descrever a experiência em um CC ambulatorial, que utilizou a metodologia do ciclo PDCA, para a redução da taxa de cirurgias eletivas canceladas no dia ou na véspera do agendamento proposto.

A partir do ciclo PDCA, foram identificados causas e fatores relacionados aos cancelamentos e elaborado estratégias para um plano de ação com definição de responsáveis, metas, meios e prazos; posteriormente, foram executadas as tarefas de educação e sensibilização às equipes médica, administrativa e de enfermagem dos setores relacionados e delegadas atividades operacionais e registros. A taxa de cancelamento e seus efeitos secundários foram então comparados e as ações bem sucedidas padronizadas.

As principais causas de cancelamento foram: desistência do paciente por problemas particulares, falta de autorização pelo convênio para internação e utilização de materiais especiais, solicitação de cancelamentos sem tempo hábil por equipe médica via setor de agendamento, “reserva” de sala não autorizada e agendamento prévio e incerto de procedimentos de transferência embrionária oriundos de descongelamento do embrião. As ações de melhoria foram planejadas pelas enfermeiras do CC e gestores assistenciais, determinando novas tarefas de contato telefônico com o paciente em 72 horas de antecedência a data do agendamento, responsabilização e respaldo das enfermeiras do CC para cancelamento ou transferência de data de cirurgia frente aos casos de negativa/pendência de autorização do convênio e de negativa informada pelo paciente, reuniões para orientação e sensibilização junto ao coordenador médico responsável pela especialidade de Reprodução Humana, coordenador médico do CC e equipes médicas que realizavam reserva de sala, acordando demais processos. Iniciadas em Março de 2018, essas ações determinaram queda acentuada na taxa de cancelamentos, a qual apresentou média de 33,7% no primeiro trimestre de 2018, passando para 19,1% no mês de Abril, continuando em declínio até Setembro, mês em que atingiu seu melhor resultado com taxa de 16,8%, permitindo um novo desafio de meta do indicador e o estímulo a novos planos de melhoria.

O uso da metodologia PDCA possibilitou solucionar problemas relacionados à suspensão de procedimentos eletivos no dia ou na véspera de data agendada, possibilitando que outras equipes médicas tenham tempo hábil para novos agendamentos, redução das queixas quanto falta de sala/horário para agendamento e otimização dos recursos humanos, da qualidade e da efetividade assistencial.